Mẹo viết thư từ chối nhận việc chuyên nghiệp không gây mất lòng

1. Thư từ chối nhận việc - một lá thư xin việc hiệu quả nhất

Bạn sẽ tò mò vì sao Viec3s lại nói như thế nhưng ở đằng sau đó là những lý do hoàn toàn chính đáng. Rất nhiều ứng viên sẽ im lặng trước một lời mời nhận việc khi quyết định không lựa chọn công việc này. Quả thực sự im lặng này bằng với lời từ chối nhưng bạn có biết đó là một lời từ chối bất lịch sự hay không? Và nó có thể gây ra nhiều bất lợi cho bạn trong hành trình sự nghiệp ở tương lai. Cùng Viec3s điểm qua những lý do vì sao chúng ta nên viết thư từ chối nhận việc và không nên im lặng nhé.

Đầu tiên, nếu bạn lựa chọn im lặng để từ chối nhận việc thì chắc chắn để lại ấn tượng không tốt trong mắt nhà tuyển dụng, Họ sẽ đánh giá bạn là người có văn hóa ứng xử kém, từ đó cắt đứt hoàn toàn cơ hội hợp tác trong tương lai. Nói cách khác im lặng là cách bạn chọn để đóng lại cánh cửa cơ hội việc làm của mình trong tương lai tại doanh nghiệp đó. 

Thay vì im lặng, viết thư từ chối nhận việc là cách bạn lịch sự phản hồi nhà tuyển dụng. Thư từ chối nhận việc với cách viết tinh tế sẽ giúp bạn để lại thiện cảm trong mắt nhà tuyển dụng. từ đó duy trì được cơ hội có thể đến trong tương lai. Hành động gửi thư từ chối nhận việc còn cho thấy bạn là người có ý thức rất cao khi giúp cả đôi bên cùng tiết kiệm thời gian quý giá, nhất là với doanh nghiệp ý thức tốt này của bạn có thể giúp họ đưa ra quyết định chọn người thay thế sớm, tránh bỏ lỡ nhân tài tiềm năng khác cũng như mất thời gian chờ đợi bạn phản hồi. 

Với vai trò vô cùng quan trọng, thư từ chối nhận việc cần được thể hiện một cách chuyên nghiệp, tinh tế và khiến cho nhà tuyển dụng trân trọng bạn dù trong lần tuyển dụng này, đôi bên không có cơ hội hợp tác cùng nhau. 

2. Cách viết thư từ chối nhận việc khéo léo

Thư từ chối nhận việc sẽ được viết qua hình thức gửi mail để phù hợp với phương thức làm việc phổ biến của nhà tuyển dụng. Trước khi biết mình nên viết nội dung email như thế nào, gửi mail từ chối nhận việc với tiêu đề ra sao để tinh tế thì bạn cần nắm chắc những nguyên tắc sau đây. 

2.1. Gửi thư từ chối nhận việc càng sớm càng tốt

Ngay sau khi bạn nhận được lời mời nhận việc thì nên có phản hồi lại ngay với nhà tuyển dụng. Không nên để quá lâu mới trả lời vì vô tình sẽ tạo cho nhà tuyển dụng cảm giác về sự thờ ơ của bạn hoặc đánh giá kỹ năng kết nối của bạn còn thiếu chuyên nghiệp. Có thể phản hồi ngay là tốt nhất. Nếu bạn còn đắn đo chưa quyết định có nhận việc hay không thì muộn nhất phải phản hồi trong vòng 24h. Lưu ý cân nhắc thật kỹ về quyết định từ chối trước khi quyết định gửi mail, có như vậy mới tránh được cảm giác hối hận, đồng thời cũng tạo cho bạn thêm động lực để viết thư từ chối khéo léo hơn.

2.2. Bày tỏ sự biết ơn nhà tuyển dụng qua thư từ chối nhận việc

Dù không nhận lời làm việc thì bạn cũng hãy cho nhà tuyển dụng thấy bạn chuyên nghiệp như thế nào. Mặt khác, điều đó sẽ giúp bạn bày tỏ lòng biết ơn của bạn đối với họ vì trong rất nhiều đối thủ, họ đã dành cho bạn cơ hội việc làm tuyệt vời này. Vì vậy, một lời cảm kích được gửi trong nội dung thư từ chối sẽ để lại trong lòng nhà tuyển dụng ấn tượng vô cùng sâu sắc. Biến một lá thư từ chối nhận việc trở thành một sợi dây kết nối bền chặt giữa đôi bên khi có cơ hội hợp tác trong tương lai. 

2.3. Trình bày lý do ngắn gọn, thuyết phục

Việc từ chối nhận việc cũng phải có lý do chính đáng kèm theo mới thể hiện được bạn là người tinh tế và giúp lá thư hoàn thành mục đích đẹp ban đầu. Mặc dù chúng ta luôn được khuyên rằng hãy thật thà trước mặt nhà tuyển dụng nhưng hơn hết, bạn hãy khéo léo một cách chân thành trước nhé.

Thay vì nói rằng:

“mức lương thấp không đáp ứng mong muốn của bạn 

“môi trường không năng động như tính cách của bạn”

hoặc “đã có job ngon hơn mời gọi” 

bạn hãy viết về những lý do thật khéo léo, ý nhị, tuyệt đối không trình bày theo xu hướng đổ lỗi cho phía doanh nghiệp. Chẳng hạn như cách trình bày “rất yêu thích công việc nhưng vì nhà xa …; rất tiếc vì phải gửi thư từ chối nhưng do bản thân chưa đủ kỹ năng, kinh nghiệm để hoàn thành tốt công việc như kỳ vọng của doanh nghiệp, … “ sẽ thay lời khẳng định bạn đã có cách ứng xử rất khéo và khiêm tốn trong thư từ chối nhận việc.

Bên cạnh đó bạn cũng không nên kể lể về sự khó khăn của mình khi phải đưa ra quyết định từ chối này. Mặc dù nó sẽ giúp bạn thể hiện thái độ nuối tiếc nhưng cũng dễ dàng tạo cho nhà tuyển dụng cảm giác bạn đang có cách biểu lộ thái quá. Vô tình nhà tuyển dụng sẽ không ấn tượng thực sự tốt với lời từ chối nhận việc của bạn.

2.4. Bày tỏ mong muốn có thể hợp tác trong tương lai

Có thể thấy toàn bộ nội dung thư từ chối nhận việc được viết theo hướng dẫn trên sẽ giúp bạn bày tỏ rõ thái độ tiếc nuối khi không thể hợp tác nhưng hãy từ đó nói ra niềm hy vọng của bạn về cơ hội hợp tác trong tương lai để tiến đến mục đích cùng phát triển. Đây là cách hiệu quả, được các nhà tuyển dụng đánh giá rất cao và cho rằng bạn là một người nhạy bén, thông minh. Họ luôn sẵn sàng với lời đề nghị này và hy vọng một dịp nào đó khi công ty có đợt tuyển dụng lại tiếp nhận được hồ sơ ứng tuyển đến từ bạn.

2.5. Viết tiêu đề email từ chối nhận việc chuyên nghiệp

Nhà tuyển dụng có phương thức làm việc chủ yếu qua email cho nên họ có thể nhận được nhiều email được gửi tới. Có thể là email ứng tuyển việc làm, email nộp CV, email đến từ đối tác HR và bao gồm cả thư từ chối nhận việc. Để email gửi thư từ chối không bị bỏ qua thì bạn cần thể hiện rõ mục đích từ tiêu đề email. Nếu như tiêu đề email xin việc cần thể hiện rõ mục đích xin việc thì tiêu đề của lá thư từ chối cũng phải nêu vào trọng tâm vấn đề này. Tuy nhiên, do mục đích khác nhau nên cách diễn đạt để đặt tiêu đề cũng sẽ có những xu hướng trình bày khác biệt. 

Theo đó, thư từ chối cần viết tiêu đề tinh tế, khéo léo để nhà tuyển dụng không nhận được thái độ từ chối sỗ sàng, ảnh hưởng tới những cảm nhận về bạn. Vì thế, các cách viết tiêu đề quá trực diện như “Từ chối nhận việc” hoặc viết bằng chữ in hoa toàn bộ tiêu đề là không nên. 

Bạn chỉ cần viết một tiêu đề ngắn gọn và đơn giản như sau cũng đủ khiến nhà tuyển dụng nhẹ nhàng tiếp nhận được vấn đề được gửi tới: Họ và tên đầy đủ - vị trí được mời tham gia nhận việc.

3. Tham khảo các mẫu thư từ chối nhận việc khéo léo theo lý do chính đáng

Luôn có thể đưa ra nhiều lý do để bạn thuận lợi từ chối nhận việc. Mỗi kiểu lý do có thể trình bày thư từ chối nhận việc khác nhau. Ở vị trí của một ứng viên phải giải bài toán từ chối nhận việc này sao cho thật khéo léo, có thể đó là yêu cầu không dễ dàng gì vì vậy hãy tham khảo các mẫu đã được trình bày chỉn chu sau đây để bạn có hình dung tốt nhất về ý tưởng cho bức thư của mình.

Mẫu thư từ chối nhận việc cho lý do công việc không phù hợp: tu-choi-nhan-viec-khi-cong-viec-khong-phu-hop.docx

Mẫu thư từ chối nhận việc vì lý do đã nhận một công việc khác: mau-thu-tu-choi-nhan-viec-ly-do-da-nhan-viec-khac.docx 

Mẫu thư từ chối nhận việc vì muốn tiếp tục làm công việc hiện tại: mau-thu-tu-choi-nhan-viec-de-tiep-tuc-cong-viec-hien-tai.docx 

Từ chối nhận việc là tình huống đòi hỏi ứng viên phải có cách ứng xử thật thông minh và khéo léo. Thư từ chối được thể hiện chuyên nghiệp, thành công chính là tiền đề to lớn mở ra cơ hội hợp tác trong tương lai giữa bạn với chính doanh nghiệp đó. Tuân thủ những nguyên tắc mà Viec3s chia sẻ để việc rời bỏ một cơ hội được biến thành việc bạn đang tạo ra một cơ hội vàng cho hành trình sự nghiệp của chính bạn ở tương lai.