Hướng dẫn tạo mẫu đơn xin nghỉ việc khéo léo, để lại ấn tượng tốt

1. Hiểu biết cơ bản về mẫu đơn xin nghỉ việc

Đơn xin nghỉ việc là gì? Ý nghĩa đối với người lao động thông qua đơn từ này thể hiện ra sao? Những hiểu biết quan trọng này cần được làm rõ để người lao động có thể sử dụng đơn xin nghỉ việc đúng cách, từ đó đảm bảo được những quyền lợi cơ bản cho chính mình.

1.1. Khái niệm cơ sở về đơn xin nghỉ việc

Mẫu đơn xin nghỉ việc là một văn bản được người lao động sử dụng gửi tới công ty để trình bày về nguyện vọng muốn xin nghỉ việc. Trong đơn xin nghỉ việc này bạn cần phải nêu kèm theo lý do để người quản lý xem xét và phê duyệt.

Việc viết đơn xin nghỉ việc là hành động mở đầu cho quá trình chấm dứt hợp đồng lao động, chấm dứt mối quan hệ lao động với doanh nghiệp. Đồng thời văn bản này cũng sẽ là căn cứ để phía chủ thuê lao động hoàn tất thủ tục cho người lao động nghỉ việc đúng theo quy định pháp lý.

1.2. Vai trò quan trọng của mẫu đơn xin nghỉ việc

Khi muốn gia nhập vào một đơn vị sự nghiệp chúng ta sẽ phải chuẩn bị các giấy tờ để tạo hồ sơ xin việc như sơ yếu lý lịch, CV xin việc và trong đó có đơn xin việc. Vì thế khi muốn rời khỏi doanh nghiệp đó, việc chuẩn bị một văn bản để xin nghỉ việc là điều cần thiết. 

Đơn xin việc theo đó vừa được coi là thủ tục cần thiết để kết thúc công việc tại doanh nghiệp theo đúng quy định lại vừa là phương thức giao tiếp cần thiết của người lao động để trình bày về mục đích xin nghỉ việc của mình. Thông qua đơn xin nghỉ việc được gửi đến, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ xem xét và có kế hoạch sử dụng, sắp xếp nguồn lực hoặc tuyển dụng bổ sung để phù hợp với tình hình phát triển hiện tại của doanh nghiệp.

Trong khi người lao động có nhiều phương thức để nghỉ việc như đơn phương chấm dứt hợp đồng, gửi thông báo về việc đơn phương chấm dứt hợp đồng, tự ý nghỉ việc khi chưa thông qua ban lãnh đạo, người quản lý, xin nghỉ việc, … thì phương thức gửi đơn xin nghỉ việc được đánh giá là cách làm phù hợp nhất vì nó thể hiện sự chuyên nghiệp, lịch sự của người lao động, đảm bảo nguyên tắc giao tiếp cơ bản và là cách để bạn tuân thủ quy định của luật lao động. 

Nếu đơn xin nghỉ việc được trình bày khéo léo còn mang đến cho nhà tuyển dụng cảm tình tốt về bạn. Từ đó, mong muốn xin nghỉ việc này sẽ sớm được phê duyệt. Thậm chí phía doanh nghiệp còn có thể sẵn sàng chào đón bạn bất cứ khi nào nếu bạn muốn quay trở lại cống hiến thêm lần nữa cho đơn vị. 

2. Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ việc hiệu quả, khéo léo

Đơn xin nghỉ việc có những vai trò rất quan trọng đối với người lao động khi muốn rời đi. Cho dù vì bất kỳ lý do nào đi chăng nữa, bạn cũng nên viết một lá đơn xin nghỉ việc hoàn chỉnh để gửi cho ban lãnh đạo công ty. Tuy nhiên không phải có có đơn xin nghỉ việc được gửi đến là được mà người lao động cần phải biết cách trình bày mẫu đơn sao cho ấn tượng, đủ khéo léo và thuyết phục, khiến cho nhà quản lý không cảm thấy việc bạn xin nghỉ là vấn đề nghiêm trọng.

Vì thế, khi đã xác định sẽ nghỉ việc, bạn cần học ngay cách viết đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp. Với hướng dẫn bên dưới của giới chuyên gia, Viec3s tin rằng bạn sẽ dễ dàng kết nối đến quản lý và sớm được phê duyệt mong muốn này. Mọi thứ sẽ trở nên suôn sẻ và sự rời đi của bạn cũng hết sức nhẹ nhàng.

2.1. Tạo mẫu đơn xin nghỉ việc đảm bảo form chuẩn

Khi viết đơn, bạn cần phải đảm bảo xây dựng trên form văn bản hành chính nói chung và mẫu chuẩn của đơn xin nghỉ việc nói riêng. Thực tế có nhiều form mẫu đơn để xin nghỉ việc, bạn có thể chọn bất kỳ mẫu nào trong số đó nhưng cần chú ý xem form bạn chọn đã chuẩn hay chưa. Cụ thể một mẫu đơn xin nghỉ việc đúng quy định cần có bố cục đầy đủ các phần sau đây:

- Quốc hiệu - Tiêu ngữ, thời gian - địa điểm

- Tên đơn

- Phần mở đầu

- Phần nội dung chính của đơn xin nghỉ việc

- Phần kết thúc đơn xin nghỉ việc

- Chữ ký người viết đơn

Bạn cần tập trung thể hiện nội dung chính của đơn, những phần khác sẽ được đặt theo form mẫu có sẵn. Chỉ cần tham khảo hoặc tải mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn về để sử dụng thì các yếu tố đó sẽ được đảm bảo trình bày chuẩn. Ngay tại đây chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết cách triển khai nội dung chính của đơn xin nghỉ việc sao cho thật chuẩn. 

2.1.1. Mở đầu đơn xin nghỉ việc

Quan sát một mẫu đơn xin việc điển hình bạn sẽ thấy rằng mở đầu là phần thông tin được thiết lập sẵn. Các yếu tố và cách trình bày sẽ tuân thủ theo quy chuẩn của biểu mẫu đơn từ văn bản hành chính. Trong đó, mẫu đơn sẽ cần có dòng Quốc hiệu - Tiêu ngữ được viết ở lề trên cùng của khổ giấy. Ngay phía bên dưới sẽ là tên đơn. Lưu ý tên đơn sẽ viết bằng chữ in hoa có đầy đủ dấu bởi đây là đơn xin việc tiếng Việt, dùng tại các doanh nghiệp Việt Nam. Nếu bạn đang làm cho công ty nước ngoài tất nhiên sẽ có yêu cầu khác mà chúng ta sẽ tìm hiểu ở một bài viết khác. Tên đơn không cần trình bày cầu kỳ, chỉ cần viết ngắn gọn “ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC” là được.

Dòng Kính gửi cũng được tính thuộc phần mở đầu, vì vậy bạn sẽ lưu ý để viết phần này chuẩn tạo một mở đầu hoàn chỉnh cho mẫu đơn xin nghỉ việc. Ghi kính gửi đúng cách sẽ giúp bạn thể hiện phép lịch sự ngay từ ban đầu, góp phần tạo thiện cảm cho nhà quản lý dù rằng họ đang nhận lá đơn bạn xin nghỉ việc.

Vậy đơn xin nghỉ việc sẽ kính gửi ai? Có thể là một người, cũng có thể là nhiều người. Cụ thể kính gửi ai sẽ phụ thuộc vào cơ cấu cấp bậc quản lý phía trên của bạn. Chẳng hạn bạn là một quản lý dưới quyền giám đốc, vậy thì bạn chỉ cần kính gửi đến giám đốc công ty. Nếu bạn là một nhân viên bình thường, có thể bạn sẽ cần viết kính gửi đến trương phòng chuyên môn, trưởng phòng hành chính nhân sự và ban giám đốc công ty. Hãy xem xét kỹ các cấp bậc trong công ty để xác định các cấp quản lý bạn cần gửi đơn xin nghỉ việc tới họ. 

Tiếp theo bạn sẽ dành không gian lá đơn để trình bày ngắn gọn về thông tin cá nhân của mình để các cấp quản lý tiếp nhận đơn sẽ biết được người xin nghỉ việc là ai. Căn cứ vào đối tượng, phối hợp với phòng Nhân sự để nhà quản lý xem xét và đưa ra quyết định đối với đơn từ của bạn. Những thông tin cá nhân cơ bản bạn cần trình bày sẽ bao gồm: Họ và tên, Chức vụ, Đơn vị công tác (có thể là điền chi nhánh nếu công ty có đa chi nhánh hoặc điền chính tên công ty nếu bạn đang làm việc tại công ty tổng), bộ phận đang làm việc.

Bạn sẽ viết rõ thêm hai dòng thông tin cần trình bày là Thời gian làm việc tại công ty và thời hạn hợp đồng để kết thúc phần mở đầu lá đơn.

2.1.2. Phần nội dung chính của đơn xin nghỉ việc

Nội dung chính của đơn cần tập trung trình bày trọng tâm vấn đề. Các nội dung bạn cần trình bày được sẽ bao gồm nêu lý do xin nghỉ, thời gian mong muốn được duyệt nghỉ chính thức và các nội dung công việc cần bàn giao. Các thông tin này cần bạn trình bày khéo léo, hợp tình hợp lý một cách đầy thuyết phục mới có cơ hội đạt được mục tiêu xin thôi việc của mẫu đơn. 

Mỗi phần thông tin chính này bạn hãy chia thành những đoạn rõ ràng và có sự cẩn thận, chi tiết khi trình bày. Lý do và nội dung công việc cần bàn giao là quan trọng hơn cả vì thế bạn hãy trình bày cho thật khéo để đơn dễ dàng được tiếp nhận.

Hãy hết sức lưu ý về việc đưa lý do xin nghỉ việc. Không phải lý do nào cũng được chấp nhận. Chỉ những lý do hợp lý mới giúp đơn có cơ hội được duyệt. Bạn có biết đưa lý do như thế nào mới tạo ra sự thuận lợi đó?

Lý do đầu tiên có thể trình bày chính là mong muốn thanh lý hợp đồng. Tuy nhiên để nêu ls do này bạn phải kèm theo điều kiện đó là sự tuân thủ về quy định thanh lý hợp đồng. Có nghĩa là đơn xin nghỉ việc của bạn được gửi đến vào thời gian bạn gần hết hạn hợp đồng và trước thời gian công ty quy định. Theo luật lao động, người lao động khi có nhu cầu xin nghỉ việc cần báo trước ít nhất 30 ngày nhằm phục vụ cho công ty thu xếp nhân lực. Tuy nhiên nếu công ty có yêu cầu cụ thể báo trước trong khoảng thời gian bao lâu thì bạn cần chú ý để đáp ứng đúng yêu cầu của công ty. 

Ngoài lý do hết sức hợp lý trên thì còn rất nhiều lý do khác để trình bày trong đơn. Nguyên tắc quan trọng khi đưa lý do đó là phải có lý thì mới thuyết phục. Ngay cả khi bạn chưa đến thời hạn hết hợp đồng nhưng chỉ cần lý do hợp lý thì sẽ dễ dàng được phê duyệt. Có thể cân nhắc một số lý do có cơ hội được xem xét như sau: 

- Do nhà quá xa công ty

- Do chuyển nơi sinh sống không ở trong cùng thành phố/khu vực với công ty nữa

- Lý do về sức khỏe không thể đáp ứng công việc

Khi trình bày lý do xong bạn sẽ đưa ra thông tin bàn giao công việc. Để mẫu đơn thuận lợi được giải quyết thì phần này chắc chắn không thể thiếu trong đơn vì giúp bạn thể hiện tinh thần trách nhiệm cao. Mặt khác, bạn đang khéo léo khẳng định với nhà tuyển dụng rằng công việc bạn sẽ sắp xếp ổn thỏa, đảm bảo sự rời đi này sẽ không gây ra bất cứ ảnh hưởng nào cho doanh nghiệp. Với sự chủ động và trách nhiệm này chắc chắn quản lý không những duyệt cho bạn nghỉ theo đúng nguyện vọng mà còn “tiếc” một nhân viên chuyên nghiệp, uy tín như bạn để rồi họ sẵn sàng bật đèn xanh cho việc chào đón bạn quay trở lại bất cứ lúc nào.

Những nội dung hướng dẫn cần được trình bày đầy đủ nhưng thật hết sức ngắn gọn, súc tích. Điều này đương nhiên giúp mẫu đơn xin thôi việc đạt được hiệu quả tốt nhất. Ngược lại một tờ đơn được trình bày dài dòng, kể lể không đi vào trọng tâm tuyệt đối không thể thuyết phục được người quản lý quyết đoán của bạn, thay vào đó lại khiến cho họ cảm thấy khó chịu và không muốn phê duyệt. Nói chính xác hơn nữa là mẫu đơn như vậy không đủ thuyết phục để được chấp thuận.

Theo đó, phần nội dung chính bạn chỉ nên triển khai 3 phần như trên với câu từ, lời lẽ ngắn gọn và có sức thuyết phục cao. Điều này đòi hỏi sự chắt lọc ngôn ngữ sử dụng rất kỹ.

2.1.3. Phần kết đơn xin nghỉ việc cô đọng, thu hút

Kết đơn là phần quan trọng để kết đọng lại vấn đề và hoàn thiện những cảm xúc ấn tượng, cảm tình đang dang dở của người quản lý dành cho bạn. Phần này vì thế tuy diễn ra rất ngắn nhưng lại vô cùng quan trọng và cần phải được tỉ mỉ trình bày. 

Những gì cần viết đó là lời cảm ơn chân thành gửi đến công ty vì đã tạo điều kiện cho bạn được cống hiến, làm việc; cảm ơn người quản lý đã dìu dắt mang tới cơ hội rèn luyện chuyên môn nghiệp vụ cho bạn. Ngoài ra, hãy đưa ra lời hứa sẽ hoàn thành công tác bàn giao thật nghiêm túc, đầy đủ để không gây ảnh hưởng tới công việc chung của công ty. 

Sau cùng, bạn hãy ký tên, ghi rõ tên họ để kết thúc mẫu đơn xin nghỉ việc. Sự hoàn hảo của mẫu đơn này không chỉ được tạo nên bởi bố cục đầy đủ, cách viết đúng đắn như những gì Viec3s vừa hướng dẫn mà còn đòi hỏi bạn phải tuân thủ tốt những yêu cầu sau đây.

2.2. Những lưu ý quan trọng khi viết mẫu đơn xin nghỉ việc

Sự xuất hiện của đơn xin nghỉ việc được công nhận là thủ tục đúng đắn mà mọi người lao động cần tạo ra và gửi cho nhà quản lý khi mong muốn nghỉ việc. Mẫu đơn sẽ mang lại cho bạn nhiều thuận lợi, một trong số đó là đảm bảo lợi ích, quyền lợi theo chế độ người lao động. Vì thế việc viết đơn xin nghỉ việc rất cần thiết và đòi hỏi bạn cần biết cách tạo đơn được chấp thuận. 

Muốn thế bạn hãy lưu ý cho mẫu đơn xin nghỉ việc của mình ở một số điểm quan trọng sau đây:

- Tuân thủ hợp đồng lao động và quy định về việc xin nghỉ việc của công ty. 

- Chọn thời điểm xin nghỉ thích hợp. Bạn không nên nghỉ vào thời điểm công ty đang gặp khó khăn và rất cần nguồn nhân lực cống hiến; khi đang trong giai đoạn triển khai dự án. 

- Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng. Tuyệt đối không đưa các từ ngữ tiêu cực, thể hiện thái độ bất mãn với công ty hay với người quản lý. Như thế bạn đã để lại hình tượng không tốt trong mắt của người có thẩm quyền cho bạn thôi việc để rồi mọi quyền lợi sẽ không được đảm bảo. Ngoài ra, phép lịch sự luôn được thể hiện xuyên suốt trong đơn xin nghỉ việc còn giúp bạn tạo ra cảm tình tốt để công ty luôn trao cho bạn một tấm vé quay trở lại bất cứ khi nào.

- Giống như việc dùng từ lịch sự, bạn hãy bày tỏ thái độ tôn trọng cấp trên và trân trọng công việc, cảm ơn đồng nghiệp vì sự giúp đỡ trong suốt thời gian qua. Đây là chìa khóa của bạn tạo ra thể hiện bản thân là người chuyên nghiệp, một người như thế xứng đáng nhận được thái độ đáp trả tốt nhất từ người quản lý. Họ sẽ trân trọng bạn và tôn trọng mong muốn bạn đang gửi đến, 

Với những điều mà Viec3s vừa chia sẻ trong toàn bộ bài viết này, bạn cần nhìn nhận được rằng, dù là có xin nghỉ việc thì chúng ta vẫn cần thể hiện sự tôn trọng cấp trên, tôn trọng các quy định của doanh nghiệp và biết ơn đối với những gì mà doanh nghiệp mang đến. Đó là người quản lý của bạn, là đồng nghiệp, là cơ hội được cống hiến và thăng tiến, cũng là điều kiện để bạn trau dồi thêm kinh nghiệm, kỹ năng cho bản thân để có thể tự tin phát triển ở bất cứ môi trường nào trong tương lai. 

Viec3s đã chia sẻ rất chi tiết cách viết mẫu đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp. Bạn hãy đọc thật kỹ để ứng dụng cho lá đơn của mình. Truy cập Viec3s để nhận thêm nhiều chia sẻ thú vị khác giúp bạn nâng cấp bản thân, tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mọi môi trường doanh nghiệp.