Cách gửi CV qua email đơn giản cực kỳ chuyên nghiệp không nên bỏ qua

1. Gửi CV qua email mang lại lợi ích gì?

Gửi CV qua email là cách làm hiện đại nhất hiện nay, phù hợp với điều kiện, phương thức tiếp nhận của nhà tuyển dụng. Cũng chính vì thế, việc gửi CV qua email được đánh giá là “hợp thời”. Lý do vì sao gửi CV qua mail lại được sử dụng phổ biến, thay thế hoàn toàn cách gửi CV truyền thống? 

Hẳn ai cũng biết, với email, các thông tin hay gửi tài liệu được thực hiện và hoàn tất chỉ sau 1 giây bạn nhấn lệnh gửi. Như thế, lựa chọn gửi CV qua email là cách siêu tốc để bạn kết nối đến nhà tuyển dụng. Trong thời buổi sự cạnh tranh việc làm vô cùng gay gắt thì tốc độ tiếp cận với nhà tuyển dụng vẫn là điều cần được chú trọng. Email sẽ trở thành công cụ đắc lực để bạn vừa có thể gửi CV nhanh nhất vừa tiết kiệm rất nhiều thời gian. 

Không những thế, email còn là môi trường giúp bạn tạo ra những dấu ấn riêng mà cách gửi CV truyền thống như trực tiếp, gửi qua đường bưu điện không thể làm được. Bạn có thể trình bày một email độc đáo thuyết phục nhà tuyển dụng không nỡ bỏ qua CV của bạn. Từ ấn tượng đầu tiên tốt, chắc chắn họ sẽ có một tâm trạng tốt khi tiếp nhận CV xin việc của bạn. Kết quả là bạn dễ dàng nhận được cơ hội việc làm như mong đợi.

Tuy nhiên, thực tế ai cũng có thể và lựa chọn cách gửi CV qua email. Vấn đề nằm ở chỗ bạn phải tạo ra được sự khác biệt trong email của mình. Những tips hay nhất để gửi email xin việc hiệu quả, có sự độc đáo trong đó ngay sau đây sẽ được bật mí. Cùng Viec3s nắm bắt cẩn thận, đầy đủ những bí kíp này nhé.

2. Cách gửi CV qua email giúp ứng viên nổi bật

Mặc dù việc gửi CV bằng email là cách làm phổ biến hiện nay nhưng không phải ai cũng có cách tiếp cận với nhà tuyển dụng hiệu quả từ chính phương thức này. Cùng trong list danh sách email được gửi tới, nhà tuyển dụng sẽ bị thu hút bởi những email có nét riêng đặc biệt. Làm theo hướng dẫn khá chi tiết dưới đây ngay để giúp CV xin việc được nhà tuyển dụng tiếp nhận và có ấn tượng tốt ngay từ đầu.

2.1. Lưu ý 3 điều quan trọng trước khi gửi CV qua email

Trước khi gửi CV bằng email, ứng viên phải có sự chuẩn bị chỉn chu như cách bạn muốn CV được nhà tuyển dụng tiếp cận. Chỉ cần hoàn tất 3 điều này, chắc chắn mục đích gây ấn tượng cho CV qua email của bạn sẽ trở thành hiện thực.

2.2.1. Tìm hiểu cách đặt tên file CV gửi email và các tài liệu đính kèm đúng kiểu

Tên file cần được đặt đúng và có tính phân loại cao để nhà tuyển dụng phân biệt chính xác loại tài liệu bạn gửi và họ sẽ nhận. Bởi không chỉ có CV, còn rất nhiều giấy tờ khác trong hồ sơ xin việc cần được gửi. Họ sẽ không muốn nhận từ bạn “thử thách” đoán xem bạn gửi đến loại giấy tờ nào mà sẽ bỏ qua ngay email khi không có một tiêu đề rõ ràng. 

Vì vậy bạn hãy đặt tên đầy đủ, rõ ràng cho các loại tiêu đề, ít nhất trong số đó phải đảm bảo về tiêu đề email, tên file CV và tên các tài liệu gửi kèm CV. Ngoài việc được công nhận do có những thông tin rõ ràng thì mặt khác nhà tuyển dụng còn đánh giá cao về tính chuyên nghiệp và sự khéo léo, tinh tế của bạn. 

Đây là gợi ý cách đặt tên cho tiêu đề. tên file CV mà bạn có thể áp dụng:

CV - họ tên - vị trí ứng tuyển

CV - Vị trí ứng tuyển - họ tên

2.2.2. Chú ý tên hiển thị của email và địa chỉ được hiển thị

Tiêu chí để gửi CV qua mail là bạn phải có một email thể hiện đầy đủ tính chuyên nghiệp, nghiêm túc và lịch sự. Trong khi để tạo ra email như vậy lại chẳng hề khó, bạn chỉ cần trình bày tên đầy đủ hoặc có thể kèm theo năm sinh. Nhà tuyển dụng có thể dựa vào chi tiết tên hiển thị email để đánh giá về sự cẩn thận và tính chuyên nghiệp của bạn trong công việc. Viec3s lưu ý bạn điều này như một cách nhắc nhở hãy chú trọng cả đến chi tiết nhỏ như vậy, Quá trình ứng tuyển của bạn được hình thành bởi rất nhiều chi tiết, mỗi chi tiết đều được làm cho tỉ mỉ sẽ giúp bạn tạo nên ấn tượng cho nhà tuyển dụng về sự chuyên nghiệp của bạn trong công việc.

2.2.3. Gửi đúng địa chỉ email nhà tuyển dụng

Tất nhiên gửi CV qua email thì con đường chính sẽ là địa chỉ email đúng. Mỗi địa chỉ email là duy nhất, chỉ cần ứng viên viết tên địa chỉ lệch đi một ký tự thì CV của bạn sẽ bị gửi nhầm. Để sử dụng cách gửi CV qua email đúng mục đích thì hãy viết chính xác tuyệt đối tên địa chỉ email nhà tuyển dụng nhé. Chỉ cần như vậy là đủ, email phản hồi sẽ được gửi lại nhanh chóng. 

2.2. Tiến hành gửi CV qua email

Trước tiên bạn phải đầu tư thật chỉn chu cho phần email vì đây sẽ là bước đệm quan trọng giúp CV thành công đến tay nhà tuyển dụng. 

2.2.1. Triển khai nội dung email chuẩn chỉnh để gửi CV

Mục đích chính của email này là gửi CV do đó bạn phải trình bày nội dung email thể hiện chính xác vào mục đích này. Bạn không thể chỉ đính kèm CV mà không có nội dung email nào được trình bày. Điều đó giống như việc một câu chuyện được đưa đến mà thiếu đi phần dẫn dắt mở đầu vậy sẽ khiến người đọc, người nhận không hiểu vấn rõ vấn đề, đối với nhà tuyển dụng thì sẽ là nhận thấy đó là thái độ và cách thức thiếu tôn trọng với họ, như vậy đương nhiên họ sẽ không thể nào chấp nhận CV của bạn.

Để CV được tiếp nhận khi gửi qua email, bạn cần trình bày nội dung email một cách hiệu quả. Nội dung không cần dài mà phải thể hiện được trọng tâm vấn đề, có giá trị thuyết phục cao và phải đảm bảo được các yếu tố đầy đủ của một email xin việc bao gồm: chủ đề, mở đầu email, nội dung chính, lời kết. Đối tượng chính của email sẽ là CV xin việc được đính kèm. Trong đó có một số mục cần đáp ứng yêu cầu chuẩn xác như sau:

- Chủ đề của email: Bạn cần đặt một tiêu đề ngắn gọn, súc tích, thể hiện đúng mục đích gửi CV xin ứng tuyển vào vị trí nào, phân biệt rõ email của bạn với người khác bằng họ tên đầy đủ của bạn. 

- Nội dung email: Nội dung cần ngắn gọn nhưng phải trình bày đầy đủ gồm mục đích của việc gửi mail, lý do ứng tuyển, điểm nổi bật về kỹ năng, kinh nghiệm, lời cảm ơn và lời thông báo có file CV được đính kèm. 

- Chữ ký email: phần chữ ký một lần nữa tóm lược các thông tin của bạn và thể hiện cách bạn gửi email hết sức lịch sự. Ngoài ra, phần này còn chứa thông tin liên hệ của bạn để không bỏ lỡ cơ hội được nhà tuyển dụng kết nối. 

2.2.2. Vị trí nào đính kèm CV sẽ có lợi?

Đính kèm CV ở vị trí nào cũng là điều cần cân nhắc trong cách gửi CV qua email. Có hai sự lựa chọn cho vị trí đính kèm email: 

Vị trí thứ nhất là nằm ở phần cuối trong nội dung email. Vị trí này dành cho hình thức tải tệp CV, tệp được tải cũng không thể điều chỉnh được tới các vị trí khác nhau. Với vị trí nằm cuối như vậy, nếu nội dung phía trên không đủ thuyết phục thì CV của bạn rất dễ bị bỏ qua. 

Lựa chọn thứ hai cho vị trí đặt CV của bạn đó là ở bất cứ đâu trong email mà bạn cảm thấy tại đó sẽ rất thích hợp để nhà tuyển dụng dễ dàng mở CV ra xem. Đó là khi bạn sử dụng gắn đường link CV online mà không phải là tệp. Cần chú ý rằng đường link CV đã được chia sẻ để nhà tuyển dụng có thể xem, không bị giới hạn quyền truy cập. Nếu bạn giới hạn giới hạn quyền truy cập của file CV thì đồng nghĩa bạn đã từ chối cơ hội việc làm này. Hình thức nào đã nêu cũng có ưu và nhược điểm riêng, do đó lựa chọn sẽ dành cho cách thuận tiện với bạn nhất.

2.2.3. Chú ý định dạng của CV, giới hạn dung lượng phù hợp

File CV gửi qua email nếu không tuân thủ các tiêu chuẩn truyền dẫn của mail thì dễ xảy ra rủi ro. Những tiêu chuẩn mà bạn cần chú ý trong vấn đề này đó chính là định dạng của tệp CV và dung lượng tệp. CV có thể gửi ở 3 kiểu định dạng gồm CV file word, CV PDF và file nén với zip hoặc rar. Các chuyên gia về CV khuyến khích chúng ta không gửi file word vì rủi ro rất lớn. Việc nén CV cũng quan trọng để đảm bảo CV của bạn không vượt quá 1TB. Giới hạn dung lượng dưới 1TB sẽ giúp CV được tải xuống chỉnh, không gặp phải bất kỳ rủi ro nào. Ngoài ra CV được định dạng ở file PDF sẽ giữ cho CV nguyên vẹn bản gốc bạn tạo.

Như vậy, bạn vừa tìm hiểu chi tiết cách gửi CV qua email. Làm theo hướng dẫn trên sẽ giúp CV của bạn dễ dàng đến được với nhà tuyển dụng, thêm vào đó email được trình bày cẩn thận còn đem đến ấn tượng ban đầu tốt đẹp cho nhà tuyển dụng. Đón đọc thêm nhiều kinh nghiệm, bí quyết viết CV xin việc tại trang web Viec3s để nắm được nhiều mẹo hữu ích cho việc tạo ra CV xin việc ấn tượng.